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Créateurs d’entreprise : quel sera votre Système d’Information ?

Le grand jour est enfin arrivé, vous êtes immatriculé et vous allez démarrer votre activité. Sans être expert du numérique, vous n’y dérogerez pas, vous allez devoir vous équiper en matériel, logiciels et autres outils numériques… Est-ce réellement un casse tête ?

Vous avez entamé une reconversion professionnelle et après de longues années en entreprise, vous avez décidé de vous lancer. Que vous soyez artisans, commerçants, coachs, consultants en marketing formateurs, porteurs de projet, fabricants,… Vous êtes prêt à vendre vos produits ou vos services.Vous pensiez pouvoir vous en passer ? Et pourtant… Pour faire connaître votre activité, vous avez certainement investi dans un nom de domaine : pour créer un site internet, vous référencer sur google entreprise ou juste avoir des adresses mails professionnelles. On évite les adresses gmail, hotmail, ce n’est pas très pro !

Vous avez acquis un PC ou un mac, mais il vous faut des logiciels. Tableur, traitement de texte, logiciel de facturation, CRM pour votre gestion client ou ERP votre progiciel intégré, des espaces de stockage ou autres outils collaboratifs : la liste est longue ! Il en existe adaptés à votre métier. Mais allez-vous acheter les licences ou choisir le mode Saas ? De nombreux éditeurs, vous proposeront aujourd’hui des solutions sous forme d’abonnement. L’avantage est immédiat, les coûts mensuels restent accessibles et vous évitent des investissements lourds. Voici quelques avantages non négligeables :

Des mises à jour régulières

L’éditeur fait régulièrement évoluer ses solutions pour des raisons de sécurité, ou pour répondre à la demande. Attention toutefois, certains en font leur modèle économique, ils peuvent proposer des évolutions qui engendrent des coûts supplémentaires. Mais si vous n’avez pas engagé de développement spécifique, vous devriez bénéficier de la plupart des évolutions intégrées dans le coût de votre abonnement.

Des sauvegardes en temps réel

Vos informations sont alors stockées dans le cloud, c’est-à-dire dans des data centers loin de vos locaux. Ces solutions sont, en général, accessibles via un navigateur web. Vos données et outils sont désormais accessibles de n’importe quel device (smartphone, tablette, PC,…) car vos données sont stockées en ligne. Est-ce raisonnable ? N’y a-t-il pas de risque ? Il y a les promoteurs et les détracteurs, dans tous les cas, il est important de lire les conditions et de s’intéresser au lieu où seront hébergées vos données. Sont-elles dans un data center en France ou ailleurs ? Certains grands éditeurs proposeront, en parallèle des solutions installées sur votre PC : elles fonctionnent alors en mode déconnecté et proposent une synchronisation immédiate dès que vous êtes connecté.

Une assistance efficace

Les grands éditeurs proposent bon nombre du tutoriels écrits ou en vidéo. Des forums permettent également de trouver toute l’information nécessaire en 1 seul clic. Les petits éditeurs offrent bien-sûr ce type d’informations de manières plus confidentielle. Leur atout sera une proximité plus grande, car on se connaît. Cela se présentera souvent sous la forme d’une assistante « à l’ancienne »  avec accueil téléphonique et réponse à vos messages dans l’heure.

Des solutions qui répondent aux contraintes règlementaires

En tant que Chef d’entreprise, vous découvrirez que les contraintes règlementaires font légion. Votre CRM en ligne vous proposera d’être conforme à la RGPD et de centraliser vos données. Votre ERP vous proposera un outil de facturation certifié, etc.

Voilà cela fait quelques mois que vous avez lancé votre activité, vous êtes désormais à la tête d’une entreprise et de votre propre système d’information (anti-virus, office 365, espaces collaboratifs, ERP,…) ! Ce système d’information permet à vos collaborateurs de travailler ensemble, de partager les informations en temps réel et de faciliter l’intégration des nouveaux collaborateurs. Vous pouvez travailler à distance et bénéficier des évolutions techniques et de sécurité.

Les outils en mode Saas évoqués ici sont loin d’être exhaustifs mais ils sont censés refléter les usages actuels autour du cloud computing.

SaaS : Software as a Service

CRM : Customer Relationship Management

ERP : Enterprise Resource Planning

RGPD : Règlement général sur la protection des données

Pour aller plus loin :

https://www.lesechos.fr/thema/030344851698-les-entreprises-consomment-plus-de-logiciel-a-la-demande-2089253.php

https://www.captaincontrat.com/articles-droit-commercial/differences-contrats-licence-service-contrat-saas

Caroline ScheidtCréateurs d’entreprise : quel sera votre Système d’Information ?
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